Como pasa el tiempo!, ya mas de un año que no escribo ningún post. Estaba muerto acaso?, Andaba de parranda?. No, nada de eso, quizás el ultimo año a sido por lejos el que mas actividad de todo tipo he tenido: Laboral, social y personal, agregarle a todo eso que en pocos meses mas recibiré a mi primer hijo que esta en camino, entre paréntesis me case, y con un sin número de nuevas y desafiantes responsabilidades y actividades.

Siempre en mi mente la idea de volver a escribir, pero con las prioridades en contra para ello. Decisión personal al fin, pero ahora nuevos aires y experiencias aprendidas, así como un tiempo adicional disponible me tienen aquí, escribiendo nuevamente y contento por ello.

En mi post anterior, escribí en base ha algunas experiencias y tips aprendidos, después de mas de 1 año, otras experiencias he acumulado, lecciones aprendidas si quiere llamarle, he aquí algunos de ellas, esta vez en un formato un poco mas eclíptico, pero no por ello menos significativo…

 1) Acerca de reuniones de negociación

Siempre tranquilo y sereno:

Como usted ya sabrá en muchas reuniones con nuestros clientes, algunas evaluaciones de nuestra contraparte a veces nos llenan de una implacable necesidad de responder con nuestra verdad y en no pocas ocasiones con la pasión que nuestra edad interna, espíritu o indignación si usted lo prefiere. En mi experiencia de ver a otros y de la propia, he aquí el mejor consejo que le puedo dar respecto a reuniones difíciles o donde afronte un ambiente hostil, ya sea por errores suyos, de su cliente o de terceros. Siempre mantenga la calma, nunca nada de pasión, siempre serenidad en su exposición y fundamentos. Algunas personas equivocadamente piensan que defender sus argumentos con pasión es valido. Lo cual puede ser verdad para un discurso de candidatura, pero le aseguro que en no pocas ocasiones sino en la mayoría para reuniones de proyectos esto solo generara una escalada de tensión inútil y perjudicial. Mis mejores maestros en el ámbito de reuniones inicialmente difíciles con clientes, me enseñaron que incluso se pueden decir cosas muy duras con la tranquilidad y serenidad de estar convencidos de tener la razón y los fundamentos. No confunda, no se trata de ser irónico o de siempre tranzar, sino de ofrecer la mano distendida, explicitando de lo que realmente se tiene convicción (Pero quite la pasión, le conviene a sus fundamentos, por cierto no sea extremadamente parco o aburrido, sea distendido y franco diplomáticamente). He visto como a una persona del lado del cliente se le a tratado de insolente por parte de un PM con la mayor serenidad y amistad que usted imagine. Y en la misma reunión salir con un proyecto adicional bajo el brazo. Maestro!!!

No negocie basado en posiciones:

Cuando usted negocia basado en posiciones, el resultado mas halla de terminar a su favor o en contra, generara un daño a su relación, ya sea por abuso de posición de la parte vencedora o por una concesión extrema de la parte perdedora.

La alternativa?: Negocie basado en principios y en méritos, como así?:

Construya su reunión de negociación de manera efectiva siguiendo los siguientes conceptos y considere que su negociación tiene 2 partes: La primera trata de lo esencial, es decir el problema en cuestión, la segunda y la mas importante pero la menos entendida, se basa en la forma implícita de negociación: Esto es , este consciente primero de negociar como negociara:

• Separe a las personas del problema.
• Concentrese en los intereses, no en las posiciones
• Genere una variedad de posibilidades antes de decidirse a actuar
• Insista en que el resultado se base en algún criterio objetivo

Así pues, iniciamos nuestra reunión difícil (inicialmente) programados para sacar nuestra pasión, e iniciar nuestro viaje en busca de la verdad de nuestros fundamentos, a parte de ello, que mas hacemos?. Revisemos el equipo, 2 por lado, usted 1 y  el otro 4, la cantidad de gente representando ambas partes puede ser ayuda o perjuicio, por cierto también la calidad y experiencia en años en la mesa. Trabaje para entrar a esa reunión parejo en cantidad al menos (y en Calidad de experiencia de ser posible).

Normalmente en una reunión para resolver dificultades (y esa debería ser la premisa) una de las partes expone sus puntos de vista y luego la otra parte el suyo, en algún momento después de ello se inicia un debate o conversación de cierre, buscando resolver la situación. Mas halla de que existan innumerables estrategias de negociación que pueden ayudar. Al menos recuerde estos tips:

• Inicie la reunión declarando que ustedes esta con la predisposición de resolver este tema de una forma justa, basada en principios y no en posiciones extremas.
• Declare que inicialmente que la situación no se trata de personas sino de eventos y realidades.
• Busque generar una línea de eventos que sea concluyente tanto en su exposición como en la de su contraparte, esto es clave, los argumentos utilizados deben generar una línea concluyente de eventos, es decir debe haber congruencia entre cada acción y reacción que se expone como premisa de generación de resultados y situaciones (explicaciones de lo que paso). Si esta línea no es concluyente se debe explicitar: "Lo siento Sergio pero los eventos que relatas no son concluyentes con respecto a la situación que expones y la petición que realizas, dado que xxxx, no implica que yyyyy."
• Por otra parte busque el interés en la conversación de trasfondo de su contraparte y explique el suyo. El cual por cierto debe ser el de una solución justa.
• En no pocas ocasiones el cliente puede generar la clásica escena del bueno y el malo, en donde un representante del cliente hace de bueno (el policía bueno, se acuerda) y otro representante del mismo hace de malo (que presiona y genera ruido y situaciones poco agradables). Deberá estar atento ante este ejercicio clásico. La mejor forma de desarmar esta vieja estrategia es explicitarla como por ejemplo de esta forma: "Estimado Sergio, veo que tu y Juan tienen una diferencia de opinión respecto a la forma de resolver este tema y tal vez con respecto alguno de los puntos de fondo, te propongo reunirnos otro día, una vez que ustedes resuelvan sus diferencias de enfoque".
• Tenga claro que tiene un alto nivel de posibilidades de éxito, en el amplio espectro de la palabra. Esto es de salir de la reunión bien parado y sin atropellar a nadie. Si es que se concentra mas que en su posición, en la forma de jugar el juego de su negociación, si usted logra persuadir a su contraparte sobre las reglas de negociación, esto es las reglas del juego. Entonces usted tiene una ventaja.
• No confunda la relación con el problema, otra variante mas de personas y problemas.Esto es, separe la relación de lo sustancial y concreto de la situación a resolver.
• Algunos expertos negociadores, recomiendan partir diciendo NO, de forma explicita ante ciertas solicitudes base de las negociaciones. No deseche esta opción, pero deberá ser explícitamente explicada en sus fundamentos y ser congruente con una situación justa.

Prepare con anticipación todas sus reuniones de Negociación:

Ahora bien, si cree que todas estas recomendaciones son suficientes para afrontar exitosamente una reunión de negociación, le aviso de su error. El cual por cierto se basa en que deberá siempre considerar  ir preparado a esa reunión. Esta preparación de reunión para negociación deberá considerar los siguientes puntos:

• Genere una lista de sus intereses reales: Aquello que le importa de verdad, sus deseos, necesidades, etc.
• Considere la lista de sus Opciones: Posibles acuerdos que se puedan alcanzar
• Verifique su lista de Legitimidad: Que criterios o precedentes utilizara para convencer o lograr declarar un acuerdo propuesto como justo
• Cual cree usted es la lista de intereses de su contraparte: Que cree usted que es lo que a la otra parte realmente le interesa y preocupa en el corto y largo plazo.
• Genere una lista de temas a y aspectos de Comunicación a declarar: Cuales son los mensajes que quiere transmitir, tiene un listado de estrategias para hacer efectiva la comunicación de sus mensajes.
• Verifique su checklist en el ámbito de las relaciones: Podría ser que si en su negociación, gana su punto de vista se afecte a futuro su relación de largo plazo? y cuales serian esas implicancias?. Trabajara a futuro con algún integrante de su contraparte?, etc.
• Revise su checklist en el ámbito de los compromisos: Tiene claridad acerca de los compromisos que puede esperar al termino de la negociación? Hay mas temas a tratar después que se llegue a un acuerdo entre ambas partes? Esta hablando con la persona que tiene la autoridad real para comprometerse según sus intereses?  

Ya en plena negociación considere estos otros tips:

• Busque los intereses ocultos tras las posiciones.
• Conozca su opción alternativa: Sabe usted cual será su Mejor opción si no llega a un acuerdo negociado?
• Tenga a su disposición todo su abanico de justicia e imparcialidad para sus criterios de negociación.
• Piense en procesos imparciales.

Por otro lado evite los clásicos errores en una negociación poco efectiva:

• No discuta posiciones.
• No achaque responsabilidades a personas (en el peor de los casos a actitudes no a personas).
• Tenga presente que algunos errores de ambas partes se deben a un proceso común de aprendizaje, que a veces generar eventos no concluyentes.
• No piense que una reunión bastara para solucionar el problema, pero una reunión deberá ser suficiente para declarar sus intenciones y su modelo de negociación.
• Por ultimo este dispuesto a ceder, sin comprometer su mejor alternativa de salida no negociada.

2) Acerca de su organización personal y productividad:

Bien, este puede ser el gran problema de muchos ejecutivos a la hora de enfrentar múltiples actividades y compromisos.

Como se organiza usted personalmente?, donde le enseñaron eso? como lo hace?, como se organiza para organizar a otros, o dicho de otra manera como se organiza para ejecutar múltiples proyectos o acciones? Existe una forma mejor que otra?

Durante un tiempo me di contra la pared con este tema buscando la mejor manera para mi. Debo reconocer que es un proceso de mejora continua. Pero algunos tips he encontrado a punto de desaciertos, descartes y gracias a dios buena literatura al respecto, de las cuales les dejo aquí un resumen de lecciones aprendidas (rezo para que así sea):

• Saque de su mente todo eso: Si, así como lo escucha, la mejor manera de lidiar con el stress que todas esas cosas por hacer le generan, es sacarlas de su mente.
• Lo único que necesita son listas y carpetas: Vea usted si son digitales o reales, da lo mismo. El proceso es lo que importa. Deberá tener entonces un repositorio externo a su mente, confiable y seguro, sobre el cual trabajar. Agenda, Palm, etc. Pero será su nuevo proceso de como usar esas bandejas de entradas, procesar esas cosas , proyectos y compromisos lo que deberá ser la diferencia.
• Considere el siguiente diagrama como pilar para este nuevo proceso de organización de las cosas por hacer:

Le gusto el diagrama?, no tiene nada de especial, tal vez lo único es que declara el método base, cosa poco común en ejecutivos organizados. Pero lo mas importante tal vez sea considerar el cajón que dice "Que es?":

Planificación Natural vs Planificación No natural:

A caso me va a decir que usted no puede hacer un sin numero de cosas por que no tiene un método para ello. Ridículo verdad?. Por que en la realidad existe un método natural de planificar sus actividades, puede que este consiente de ello o no, pero sigue en reglas simples las siguientes directrices:

• Define usted primero sus propósitos y principios
• Visualiza sus resultados
• Genera una variedad de nuevas ideas de como hacerlo
• Organiza su acción
• Identifica sus acciones siguientes.

Ahora la pregunta del millón: Cuando fue la ultima vez que al enfrentarse a una tarea o proyecto en su oficina o lugar de trabajo reviso estos puntos?. Por otro lado, esta consciente que en su casa cuando enfrenta una actividad es exactamente de esta forma como la resuelve. Curioso verdad?Volviendo al cajón del "Que es",  y tomando la Planificación natural, es como enlazamos y nos damos cuenta que preguntar "Por que?" y "Cual es el propósito de su tarea", nos da el valor y beneficio de definir el éxito que queremos, genera los criterios para la toma de decisiones, distribuye recursos, motiva, clarifica nuestro enfoque y aumenta nuestras opciones.

Tal como muestra nuestra ilustración anterior, las "cosas" por hacer requerirán un método y proceso para abordarlas, en este método o proceso consideraremos el concepto de planificación natural para buscar y pensar mas en profundidad cada cosa y su propósito, pero no será secuencial. Por el contrario nuestro método antes de procesar nuestra bandeja de entrada construirá nuestra lista de cosas por hacer primero.Nuestro proceso como muestra el diagrama generaran las siguientes listas:

• Una lista de Recopilación "Bandeja de Entrada" (La Primera, de aquí parte usted , antes de procesar su trabajo por hacer)
• Una lista de "Proyectos" (Cosas complejas por hacer)
• Acciones e información con fecha fija (Nuestra Agenda)
• Una lista de "A la espera", (Delegación a otras personas)
• Una lista de "Algún día/Tal vez" (Cosas pospuestas)

Les dejo aquí un par de títulos para ahondar mas en temas de negociación y organización personal, libros recomendables de leer si o si:

"Organízate con eficacia" de David Allen
"Si de Acuerdo" de Roger Fisher, William Ury y Bruce Patton.

Saludos Cordiales a todos
Y espero seguir escribiendo al menos 1 post  por semana.

Javier Urrutia T.

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