En mi último post termine de exponer por ahora ideas y experiencias en relación a reuniones y organización personal. En este último ítem (organización personal) sigo investigando y aprendiendo. Últimamente a raíz de la lectura del libro “Procrastination”, el cual llego a mis manos buscando literatura relacionada el tema de la organización personal (tiempo y recursos). He dado con una distinción que aclara un poco mas algunas preguntas y dudas que tenía hace un tiempo, pero que no lograba responder o al menos distinguir en relación a optimizar nuestra tiempo y aumentar nuestra eficiencia en torno al logro de nuestros objetivos personales y profesionales.

La procrastinación es la acción de procrastinar (del latín procrastinare) es decir, de postergar actividades o situaciones que uno debe atender, por otras situaciones más irrelevantes y agradables. Este término proviene del latín pro- (adelante) y crastinus (relacionado con el mañana). Todos en menor o mayor grado tenemos episodios de procrastinación. Pero bajo ciertas circunstancias y tal vez profesiones, corremos un mayor riesgo de no atender esta distinción. Aunque es un tema en el que aún hace falta realizar mucho trabajo de investigación. He decidido tomar una actitud específica con respecto a este ladrón del tiempo.

Este post, contiene una serie de recomendaciones acerca de como combatir la Procrastinación y de cómo entender por qué algunos autores afirman que esta distinción tiene un lado positivo. Anqué en lo personal difiero de esa evaluación. Así pues…

Con el arribo de las tecnologías de la información, trabajar en un documento Word y mantener al mismo tiempo vía Messenger o chat una conversación con una o varias personas no es tan poco común. Por otro lado los BlackBerry y otros dispositivos móviles de lectura de emails no ayudan mucho a enfocarse cuando uno lo requiere.

Si a esto le sumamos la tradicional lectura de correos que van llegando vía Outlook a nuestro escritorio de trabajo en el PC. Y si además disfrutamos de navegar y descubrir nuevos temas tecnológicos o de aprendizaje. Tenemos un escenario con bastante potencial para encontrarnos bajo las garras de la Procrastinación.

Entonces parase ser que en el ámbito tecnológico profesional estamos mucho mas propensos a este trastorno. Es esto una coincidencia?. Según autores como John Maeda “Procrastinar es un factor primordial en el proceso creativo, porque cuando el coste de la procrastinación se incrementa, lo hace también la probabilidad de aparición de pensamientos radicalmente nuevos.“

Otro enfoque es el de autores como Paul Graham “Hay un número infinito de cosas que podrías estar haciendo. Pero independientemente de en qué estés trabajando, no estás trabajando en todo lo demás. De modo que la cuestión no es cómo no procrastinar, sino cómo procrastinar bien“

Como yo lo veo. El hecho de relacionar la Procrastinación con un tema de creatividad superior. Por decirlo de alguna manera, solo acrecienta la posibilidad de ser un mayor procrastinador. Ya que al justificar el éxito probabilistico por trabajos realizados en el último minuto. Genera una sensación falsa de mayor control del tiempo y de las propias capacidades. Avalando de forma positiva el hecho de la distracción con temas que son mas placenteros por sobre las responsabilidades reales.

Así solo se elude la realidad, puesto que como todos sabemos existen responsabilidades que son placenteras y otras que no. Y aunque elegimos nuestra carrera y otras cosas en la vida porque nos resultan placenteras. Esto no significa que no tengamos que lidiar con las del otro tipo. Y es en este punto donde ser víctima de la Procrastinación se vuelve mucho mas probable cuando se pretende reconocer el lado positivo por sobre la realidad. Así solo se logra retroalimentar un ciclo negativo que tarde o temprano desemboca en una sensación de estar sobrepasado y abrumado.

Por cierto que en el ámbito de las tecnologías de la información y otros contextos de descubrimientos tecnológicos, se está en un contexto de mayor creatividad. Pero también de mayor riesgo.

La historia nos demuestra que existieron grandes creativos que lograron su éxito a base de disciplina. Aunque estoy seguro que disfrutaban de su trabajo, también estoy convencido que debieron realizar muchas tareas respetivas hasta dar con lo que buscaban. Si en ese momento hubiesen evaluado y actuado en salir a jugar futbol por que era mas placentero que lo que estaban haciendo seguramente no hubiesen logrado sus objetivos.

Al final se puede reconocer que Procrastinador o no. Existen formas de mejorar nuestra actitud y técnicas para rendir mejor y conseguir realizar muchas mas actividades que queremos hacer. Y que solo unos pocos logran llevar a cabo en su totalidad. Estoy convencido que reconocer este hecho justifica dar la batalla en contra del ladrón del tiempo.

Aquí van mis mejores recomendaciones después de mucho buscar. Y algunos links relacionados y muy inspiradores:

1.- Agrupar tareas es mejor que un gran To Do List.

Está demostrado que para la mente es mas fácil ejecutar tareas por grupos que de forma independiente. Es simplemente una lógica económica de razonar y ejecutar. Usted puede rendir mas utilizando el hecho cierto que es más simple procesar por lotes que de forma individual todos sus pendientes.

2.- Evite la multitarea.

Aunque nuestro cerebro puede hacer muchas cosas a la vez, nuestra conciencia opera de forma distinta. Mantiene el enfoque en solo una cosa a la vez. Así, evite la multitarea organizando listas agrupadas de cosas por hacer antes de hacerlas. Ejecute su lista una a la vez según la prioridad que tengan.

3.- No evada la imperfección

Como buen Ingeniero, seguramente usted siempre desea que todo funcione bien y mejor a la primera. Si usted mantiene este discurso interno de forma permanente se aleja de lo humano, entra en conflicto y contradicción con el hecho cierto que hoy por hoy hay muchas más cosas que están en beta que antes. Sobre todo en temas de TI. Esto no significa que deba hacer las cosas como le salgan. Uno siempre puede definir criterios de calidad pero si siempre son perfectos usted está en problemas. Como bien dice el refrán lo perfecto es enemigo de lo bueno. Al cual por cierto ya agregaría que “Es mejor empezar para obtener algo imperfecto que no empezar nunca a la espera de realizarlo de forma perfecta“.

4.- “Querer” no es “Tener que”.

Así es, si usted está siempre con el discurso de tengo que… en términos de las tareas que debe cumplir. Entonces ese cumplir se transforma en obligación. Y aunque lo sea. El “Tengo que” resalta el lado negativo. Acuérdese que muchas veces la Procrastinación nace como un mecanismo de defensa que provoca rebelión y resentimiento a lo imperativo. Es mucho mejor buscar el lado positivo y la prioridad en el “Quiero que”, que en el “Tengo que”.

5.- No se Abruma.

En ocasiones uno puede sentirse abrumado por el tamaño de las tareas por realizar. En este sentido use el principio romano de la conquista. “Divide y Conquista”. Disminuir las grandes tareas a un número mayor de ítems mas pequeños le da otra perspectiva al desafío. Delegue lo que pueda de estas tareas más atómicas. No se olvide nunca de pre visualizar el éxito como ayuda al sentirse abrumado. Si la tarea por realizar es muy grande entonces fijese metas pequeñas para trabajar en ese tema, por ejemplo trabaje 10 minutos en el tema y luego descanse unos minutos. LO mas posible sera que despues de las 10 minutos siga trabajando por otros 10 mas y no se dara cuenta que ya empezo y bien.

6.- Apague sus programas de mensajería instantánea.

Enfóquese, no necesita todos esos dispositivos para que lo ubiquen si usted está en otra, enciéndalos cuando este de viaje. Para lo demás y lo urgente todos sus amigos saben cómo ubicarlo por teléfono.

7.- Póngale música.

Auto ayúdese con un poco de música motivante. Busque ese tipo de música que le ayuda a trabajar y rendir. Un tarareo mental mientras trabaja puede ayudarle, pero no pierda el enfoque, no se trata de poner el mejor tema. Solo ponga la radio y simplemente quite el silencio para distraerlo de las distracciones.

8.- Reconozca el ciclo de la Procrastinación y evítelo.

Piense como piensa cuando piensa en empezar. Si!, no es un trabalenguas, es solo una alegoría en el sentido de que usted debe saber de memoria el ciclo de la procrastinación para evitarlo correctamente. Cuando se reconozca en esta trampa mental entonces es más posible que salga de ella rápidamente y haga lo que tenga que hacer.

Este tema de la procrastinación da para mucho mas. Espero luego poder agregar más conocimiento sobre esta distinción.

Saludos Cordiales

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